Il existe une sélection de rôles et d’autorisations d’utilisateurs parmi lesquels vous pouvez choisir afin de fournir à chaque employé les données dont il a besoin tout en protégeant vos informations confidentielles. Pour ajouter d’autres utilisateurs devotre concession dans TrueTrack, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
1. Connectez-vous à truetracksolution.com
2. Dans le coin supérieur droit de l’écran, cliquez sur la flèche vers le bas située à droite de votre nom. Sélectionnez ensuite Compte.
3. Sous Autre, sélectionnez Gérer les utilisateurs, puis cliquez sur le bouton Nouvel utilisateur.
4. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter un nouvel utilisateur, effectuez les tâches suivantes (tous les champs sont obligatoires) :
- Sous Rôle utilisateur, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez le rôle de l’utilisateur (voir la page 3 de la rubrique « Explication des rôles des utilisateurs »).
- Sous Courriel, saisissez l’adresse électronique du nouvel utilisateur.
- Sous Concession Principale, votre concession sera déjà affichée, à moins que vous ne fassiez partie d’un groupe de concessionnaires. Si tel est le cas, vous devez alors sélectionner la concession où se trouve le nouvel utilisateur dans le menu déroulant.
- Sous Autorisations de l’utilisateur, sélectionnez le niveau d’autorisation du nouvel utilisateur (voir la page 4 de la rubrique « Explication des autorisations »).
- Sous Ministères utilisateurs, sélectionnez le département du nouvel utilisateur.
- Au bas de la fenêtre contextuelle, cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter
le nouvel utilisateur.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer et le nouvel utilisateur recevra un courriel de la part de support@truetracksolution.com l’informant que son compte a été créé et il obtiendra des instructions sur la création d’un mot de passe pour accéder au site Web TrueTrack.
6. Ensuite, le nouvel utilisateur aura une heure pour configurer son mot de passe avant que le lien n’expire.
EXPLICATION DES RÔLES
Concessionnaire principal
- Peut tout voir concernant sa concession ainsi que celles qui font partie de son groupe.
- L’accès à toutes les autorisations et à tous les départements lui est automatiquement attribué.
- Est le seul utilisateur à détenir des droits d'administrateur pour l'ensemble des concessions sous son groupe.
Directeur général (DG)
- Accès automatiquement attribué à tous les départements.
- Peut voir tout ce qui concerne sa concession et les autres concessionnaires de son groupe, à l’exception:
- Salaires des directeurs généraux
- Salaire du directeur des opérations
- Salaire du propriétaire
Comptable ou aide-comptable
- Accès automatiquement attribué à tous les départements.
- Peut consulter l’ensemble des données de sa concession dans tous les tableaux de bord et rapports détaillés.
- Ne peut pas voir le détail des frais de personnel des autres concessionnaires de son groupe - seulement les totaux lui sont accessibles.
- Les données détaillées de la rubrique #20 pour les G&A ne seront pas disponibles.
Responsable de département
- A accès à tous les rapports détaillés pour son département dans sa concession.
- Les frais de personnel détaillés sont disponibles pour la concession et le département du chef de service.
- Seuls les totaux des frais de personnel seront disponibles pour les autres concessionnaires de
son groupe.
Autres employés
- Utilisé pour tous les autres employés qui ne sont pas des chefs de service ou plus.
- Les utilisateurs ne peuvent voir que les informations reliées aux départements auxquels ils sont affectés.
- Seul le total des frais de personnel est affiché.
EXPLICATION DES PERMISSIONS
Administrateur du concessionnaire
- L’utilisateur peut accéder au menu « Gérer les utilisateurs » et ajouter/supprimer des utilisateurs autres que le concessionnaire principal ou Utilisateurs de l’administration du concessionnaire.
Modifier la saisie de données
- L’utilisateur peut visualiser et modifier les données mensuelles au moyen de la page de saisie.
- Convient aux directeurs de concession, aux comptables et aide-comptables, ou aux directeurs généraux.
Consulter la saisie de données
- L’utilisateur peut visualiser (mais ne peut modifier) les données mensuelles au moyen de la page
de saisie. - Approprié pour le directeur général.
- Il n'est pas recommandé de donner cette permission aux autres utilisateurs.
Grand livre
- L'utilisateur peut visualiser et exporter l'association des comptes du grand livre general (GL).
- L'utilisateur peut visualiser et exporter les balances de vérification.
Accès au répertoire de fichiers
- L’utilisateur peut télécharger les fichiers demandés ou fournis par l’équipe de support TrueTrack (support@truetracksolution.com).
Consulter les sites des groupes
- Autorisation de l’utilisateur à voir les autres concessions inclues dans le groupe
de concessionnaires.
Cela nécessite quelques autorisations supplémentaires qui ne peuvent être accordées que par les administrateurs de TrueTrack. Contactez-nous à support@truetracksolution.com pour en savoir plus